Можно ли принимать на работу родственников и какие могут быть претензии на этот счёт от надзирающих органов?
По словам юрисконсульта Надежды Назаровой, на практике именно «семейные» сотрудники становятся источником сразу трёх видов рисков: трудовых, налоговых и коррупционных.
Базовое правило: в коммерции можно всё. Трудовое законодательство не содержит никаких ограничений для приёма родственников в коммерческие организации и к индивидуальным предпринимателям. Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Гражданском кодексе РФ, отмечает Назарова, нет норм, запрещающих мужу быть директором, а жене (к примеру) – главным бухгалтером. Более того, если работодатель введёт такой запрет своим локальным актом, он сам попадёт под статью о дискриминации (ст. 3, 64 ТК РФ).
Отказать кандидату со ссылкой «у нас уже работает ваша супруга» – это прямой путь к суду и штрафу по ст. 5. 62 КоАП РФ. Вместе с тем, говорит юрисконсульт, не всё так просто – есть нюансы, о которых не сказано в кадровых справочниках. К примеру, вопрос с зарплатой родственнику. Это самый частый риск. Налоговые органы давно взяли на заметку «семейные» зарплаты. Логика инспекторов проста: если директор платит жене зарплату в два раза выше рыночной – это не оплата труда, а вывод прибыли или дарение.
Налоговая проверяет соответствие зарплаты среднерыночному уровню должности в регионе; реальность выполнения трудовых функций (а не фиктивное трудоустройство); наличие документального подтверждения работы (отчёты, переписка, результаты).
Чтобы избежать претензий, говорит юрисконсульт, нужно зафиксировать в трудовом договоре конкретную трудовую функцию. Не просто «бухгалтер», а «ведение участка учёта основных средств», «расчёт амортизации», «подготовка актов инвентаризации». Чем конкретнее – тем лучше. Также следует установить зарплату по штатному расписанию, которое должно быть единым для всех работников на аналогичных должностях. Если в штате два экономиста – один родственник, другой – нет – зарплата должна быть одинаковой (или отличаться только за объективные показатели: стаж, квалификацию).
Необходимо документировать результаты работы. Это критически важно, отмечает Назарова. На предприятии должны быть отчёты о выполненной работы; служебные записки; акты выполненных работ (если это применимо); электронная переписка по рабочим вопросам; логины и пароли в рабочих системах (1С, ЭДО).
Чтобы оставаться объективным, следует регулярно проводить оценку персонала. Родственник должен проходить её на общих основаниях. Результаты аттестации – это железное доказательство реальности трудовых отношений.
Прямое подчинение, отмечает эксперт, может стать проблемой только в отдельных случаях. Ситуация, когда муж - генеральный директор, а жена - главный бухгалтер или отец – начальник цеха, сын - мастер смены формально вполне законна, так как в коммерческой сетке прямого запрета нет.
Но есть два момента: если организация подпадает под действие ФЗ «О противодействии коррупции», а это не только государственные органы, но и госкорпорации, организации с государственным участием, некоторые коммерческие структуры, то прямое подчинение родственников может быть ограничено.
Нужно проверить не относится ли ваша организация к субъектам, на которые распространяется действие антикоррупционных норм. Если да, отмечает эксперт, придётся развести подчинение.
Проблемой может стать конфликт интересов. Даже если закон не запрещает, следует подумать о практических рисках: кто будет подписывать родственнику премию? Кто будет проводить служебную проверку, если родственник нарушит дисциплину? Кто будет принимать у родственника материальные ценности? Чтобы избежать проблем, замечает Назарова, нужно разработать локальный акт о урегулировании конфликта интересов. Не запрет – это незаконно, а процедуру.
В случае если работники находятся в родственных отношениях, работодатель обеспечивает разделение их зон ответственности таким образом, чтобы исключить прямой контроль одного за другим. Вопросы премирования, дисциплинарной ответственности и материальной ответственности таких работников решаются с участием независимого представителя (например, собственника бизнеса или внешнего консультанта).
Если муж и жена работают в одном магазине, то возникает правовой вопрос можно ли с обоими заключить договор о полной коллективной материальной ответственности? Закон не содержит ограничений, отмечает Назарова, но есть нюанс: если произойдёт недостача и работодатель решит взыскать её через суд, суд будет внимательно изучать обстоятельства. Если родственники работали в прямом подчинении друг у друга и один контролировал другого, суд может решить, что работодатель не обеспечил надлежащий контроль, и отказать во взыскании.
Поэтому, замечает эксперт, если родственники работают с материальными ценностями, нужно развести их зоны ответственности (один принимает товар, другой ведёт учёт). Также следует обеспечить независимый контроль (инвентаризацию должен проводить не родственник). Целесообразно будет вести журналы приёма-передачи смен.
Говоря об основаниях для отказа в приёме на работу родственника какого-то сотрудника, юрисконсульт рекомендует помнить главное правило: в отказе не должно быть ни слова о родстве. Только деловые качества. Нужно провести собеседование с оценочным листом. Критерии оценки должны быть объективными: опыт работы, знания программ, результаты тестирования.
Если кандидат не справится – это объективная причина для отказа. Оценочные листы, результаты тестирования, записи собеседования – все должно быть в деле. Важно помнить, говорит юрисконсульт, что бремя доказывания лежит на работодателе. Если кандидат пойдёт в суд, вы должны доказать, что отказ связан с деловыми качествами, а не с семейными обстоятельствами.
