Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, задача которых заключается в рациональном размещении документов, подлежащих архивному хранению. Современная организация обеспечивает не только физическую сохранность архивных документов, но и создаёт оптимальные условия для их дальнейшего использования.
Учитывая темп современной жизни, требующей оперативности предоставления информации, приказом Росреестра утверждена стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел. Согласно данной стратегии весь бумажный архив Кадастровой палаты планируется перевести в электронный вид. Преимущества электронного архива над бумажным очевидны. В первую очередь это скорость предоставления требуемой информации. Также электронный архив не требует огромных помещений, а информация в нём надёжно защищена.
Как поясняет заместитель начальника отдела архивного хранения Кадастровой палаты по КБР Аскер Дугужев, с 2011 года практически вся документация поступает в учреждение уже в электронном виде. Документы, поступившие до указанного срока, подлежат переводу в электронный вид сотрудниками отдела самостоятельно.
Стоит отметить, что в архиве Кадастровой палаты по КБР хранится более 267 тысяч кадастровых дел в бумажном виде. На сегодняшний день специалистами отдела уже оцифровано порядка 110 тысяч.
Кадастровые дела – это пакет документов, на основании которых сведения об объекте недвижимости были внесены в Единый государственный реестр недвижимости или на основании которых были внесены изменения в характеристики объектов недвижимости.
– Работа по переводу в электронную форму кадастровых дел направлена на повышение качества и совершенствования самой процедуры предоставления государственных услуг Росреестра. Конечная цель нашей работы – это степень удовлетворённости заявителя, – добавил Аскер Дугужев.
К концу этого года планируется перевести в электронный вид порядка 26 тысяч кадастровых дел, а к концу 2020 года бумажный архив Кадастровой палаты по КБР полностью должен стать электронным.